Laatst had ik bij Qlick een 1 op 1 sessie met een bedrijfsleider die me vertelde dat de communicatie in zijn team fout liep: sommige medewerkers communiceerden te veel, anderen te weinig. Ook waren er veel misverstanden. Ik benadrukte daarom het belang van interne communicatie in zijn bedrijf. Interne communicatie is het bloed van een organisatie: het voorziet alle onderdelen van voldoende zuurstof om verder te functioneren. Onderhoud je deze bloedtoevoer niet, dan kan het wel eens zijn dat één van je “organen” plots niet meer naar behoren functioneert.
Om ervoor te zorgen dat je extern kan winnen, moet je intern beginnen. Maar hoe doe je dat juist? Ik deel vijf eenvoudige tips & tricks om je interne communicatie te optimaliseren.
1. Persoonlijke communicatie
Gebruik schriftelijke, digitale en audiovisuele media als ondersteuning van je persoonlijke communicatie. Gebruik het nooit als enige kanaal om te communiceren. Continue evaluaties, bezoekjes aan de bureau van je medewerkers en zelfs informele babbels in de koffiehoek zijn de beste methodes om te communiceren met je medewerkers.
2. Herhaal, herhaal, herhaal
Veel ondernemers maken de fout om een boodschap maar één keer te versturen en gaan er vanuit dat dit voldoende is. Wist je dat slechts 50% van de mails die je verstuurt effectief geopend en gelezen wordt? En van die 50% begrijpt ongeveer een kwart de boodschap niet correct. Zorg er dus voor dat je een boodschap regelmatig herhaalt via verschillende kanalen.
3. Een boodschap per doelgroep
Als je ervan uitgaat dat je een universele boodschap naar iedereen kan sturen, ben je helaas fout, want “iedereen” bestaat niet. Segmenteer je medewerkers in verschillende groepen die belang hebben bij wat jij communiceert. Een universele boodschap bestaat ook niet. Elke medewerker heeft een eigen informatiebehoefte en referentiekader. Dit kader bepaalt hoe ze een boodschap interpreteren. Zorg ervoor dat je informatie is aangepast aan de doelgroep naar wie je communiceert.
4. Vraag feedback
Vraag je medewerkers altijd om feedback op je boodschap. Ontvangers van je boodschap hebben de plicht om feedback te geven aan jou, de zender. Zo weet je zender of de boodschap is aangekomen en of deze goed begrepen is. Zo kan je gemakkelijk bijsturen wanneer je merkt dat de originele boodschap vervormd is, of verkeerd is geïnterpreteerd.
5. Wees waakzaam voor ruis
Jouw boodschap kan beïnvloed worden door ruis. Dit zijn elementen die je boodschap kunnen vervormen. De gemoedstoestand van je medewerkers, vooroordelen of overtuigingen, eerdere ervaringen,… hebben allemaal impact op hoe jouw boodschap geïnterpreteerd wordt. Verminder ruis door een belangrijke boodschap één op één te communiceren met je medewerker, zo laat je weinig ruimte voor eigen interpretatie.
Wil je er dus aan werken om de interne communicatie binnen je organisatie te verbeteren? Houd dan rekening met deze vijf tips. Wist je trouwens dat een sterke interne communicatie leidt tot:
- Meer tevreden werknemers en hogere productiviteit
- Een lager ziekteverzuim
- Meet kwaliteitsvolle producten en diensten
- Lagere kosten door een verbeterd productieproces
Reden genoeg dus om die interne communicatie helemaal op punt te zetten! Begin er vandaag nog mee en je zal de resultaten op lange termijn zeker zien.
Ervaar je zelf problemen met de communicatie in je team? Duiken er regelmatig conflicten op? Kijk dan eens wat een 1 op 1 coaching of een kleurrijke communicatietraining voor jou en je team kan betekenen.
Veel succes!
